Strukturierte KI-Einführung für Bauunternehmen, ausführende Gewerke und Planungsbüros

Mehr Zeit, am Unternehmen zu arbeiten. Weniger Zeit für Ablage und Rückfragen.

Zwischen Plan, Baustelle und Büro übernimmt KI das Suchen, Sortieren, Protokollieren und Weitergeben. Ihr Team gibt frei, Ihre Daten liegen in Ihrer eigenen Cloud oder in Ihrem Microsoft 365, und kein Baustein geht ungeprüft in Betrieb.

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30 Minuten, Geschäftsführung mit Geschäftsführung. Danach wissen Sie, ob sich ein Klartag für Sie lohnt, auch wenn die Antwort Nein heißt.

LegendeDie Module im Überblick
01Einführung KI-Arbeitsplatzeigene „Firmen-KI“ oder MS365 Copilot
02Prozess-Automatisierungenin der Firmen-KI oder als separates Modul
03Angepasste KI-HelferIhre persönlichen Vorarbeiter für tägliche Aufgaben

Blatt 01Drei Arbeitssituationen

Niemand hat Zeit. Und doch verschwenden Fachkräfte wertvolle Stunden für …

… Aufgaben, die eine KI heute zuverlässig im Handumdrehen löst. Ohne dabei die Kontrolle über den Inhalt zu verlieren.

Aufgeschlagener Ordner mit Registerreitern und daneben lose Blätter; auf einem Blatt markiert eine blaue Klammer eine einzelne Zeile. Alle Texte sind zu grauen Balken abstrahiert. — **KI-generierte Illustration** Die Antwort zeigt, woher sie stammt.

Suche nach Projekt- und Unternehmenswissen

Die Informationen sind zerstreut. In den Ablagesystemen. In den Köpfen.

Umfangreiche Projektunterlagen, Protokolle und interne Dokumente müssen schnell auffindbar und leicht durchsuchbar sein. Quellenverweise und Richtigkeit sind Pflicht.

Ausgangslage: Eine Information wird für Planung oder Projektleitung gebraucht und muss durchsucht werden.
KI setzt ein: Das Dokument wird gefunden, durchsucht und der passende Inhalt ausgegeben.
Ergebnis: Im Pilotbetrieb: Die Projektleitung bekommt die Antwort mit Fundstelle und prüft sie dort nach. Die Rückfrage bei Ihnen soll damit entfallen.

Staubiger Grundrissplan mit Mobiltelefon, aufgeschlagenem Notizbuch und Bleistift, daneben ein sauber gesetztes Blatt mit blauem Haken am Fuß. — **KI-generierte Illustration** Von der Notiz zum prüfbaren Entwurf.

Dokumentation und Nachweise

Aus unstrukturierten Zetteln und Diktaten müssen strukturierte Daten entstehen.

Notizen enthalten nur Bruchteile, Gedanken gehen verloren. Die Nacharbeit für die Strukturierung bindet Ressourcen einzelner Personen.

Ausgangslage: Dokumentation über Stand, Fortschritt und nächste Schritte.
KI setzt ein: Strukturiert die Daten nach Ihren Regeln und bereitet sie auf.
Ergebnis: Das Protokoll liegt am selben Tag vor. Wer den Stand braucht, liest ihn nach, statt anzurufen.

Großer Grundrissplan auf einem Betontisch, darauf drei lose Blätter mit abstrahiertem Text und ein Bleistift, im Fenster ein Rohbau. — **KI-generierte Illustration** Viele Unterlagen, ein Arbeitsstand.

Angebots- und Projektvorbereitung

Jede neue Anfrage für ein Projekt ist eine Einzelfallprüfung.

Tiefgehende Analysen und Prüfungen neuer Projekte kosten den Betrieb unbezahlte Mannstunden.

Ausgangslage: Neue Projektanfrage oder Idee muss geprüft werden.
KI setzt ein: Soll verfügbare Daten und Schnittstellen nutzen und eine Entscheidungshilfe für die Vorprüfung liefern.
Ergebnis: In Entwicklung: Sie sollen über die Anfrage auf einer Seite Vorprüfung entscheiden können, nicht erst nach einem Abend Lektüre.

Rechenbeispiel

Hochgerechnet auf einen Betrieb mit 60 Fachkräften.

Annahmen, keine Messwerte. Ihre echten Werte erheben wir im Klartag.

Team

Geschäftsführung

Blatt 02Das manibase-System

Der Einstieg, der Klarheit verschafft, welches Modul im Betrieb gebraucht wird.

Der Klartag verschafft in erster Linie Klarheit für Sie: Welche Software ist im Einsatz, welche Prozesse binden Zeit, wo kann KI sinnvoll anpacken.

Einstieg Klartag Prüfung · Prioritäten · Strategie

KI-Fundament für die FirmaFirmen-KI für alle Mitarbeitereigenes KI-Tool oder MS365 Copilot

Zeitersparnis durchAutomatisierungenim Plattformweg oder standalone mit n8n

Individuelle SoftwarelösungKI-Helferauf Sie zugeschnitten

Übergreifend enthalten Rollen & Datenwege · DSB-Unterlagen · Richtlinie · Schulung · dokumentierte Übergabe

Nicht jedes Modul wird verkauft: Der Klartag kann auch zu einer Standardempfehlung, einer einzelnen Automation, einem einzelnen Helfer oder zu keiner Umsetzung führen.

Vom ersten Tag bis zum Helfer, der Ihrem Team das Protokoll abnimmt.

Technische Basis und Kernworkflows werden wiederverwendet. Daten, Rechte, Fachregeln, Ausgabeformate und Freigaben werden im Onboarding an den Kunden angepasst.

Modul 01 · Verpflichtender Einstieg

Klartag

Ein gemeinsamer Arbeitstag für Diagnose, Use-Case-Bewertung, Plattformentscheidung und eine verwendbare Roadmap.

priorisierte Arbeitsabläufe und Voraussetzungen
begründeter Plattformweg
Mess-, Abnahme- und Entscheidungskriterien

Klartag ansehen

Modul 02 · Gemeinsamer Zugang

Kontrollierter KI-Arbeitsplatz

Eine geregelte Arbeitsumgebung für ausgewählte Nutzer, Rollen, Modelle und Helfer.

Weg A Eigene Firmen-KI von manibase konfigurierte Kundenumgebung; keine proprietäre manibase-Plattform

Weg B Microsoft 365 Copilot wenn Tenant, Lizenzen, Rechte und Anwendungsfälle dafür passen

Modul 03 · Wiederkehrende Übergaben

Automatisierungen

Informationsschritte verbinden, damit weniger manuell kopiert, sortiert und weitergegeben werden muss.

im gewählten Arbeitsplatz- oder Plattformweg
oder standalone mit n8n in der privaten Cloud des Kunden
mit definiertem Eingang, Ergebnis, Prüfpunkt und Fehlerfall

Modul 04 · Definierte Arbeitsbausteine

Vorbereitete KI-Helfer

Wiederverwendbare Kernworkflows für Baudokumentation, freigegebenes Unternehmenswissen und Angebotsassistenz.

kein fertiges SaaS von der Stange
kundenspezifisches Onboarding erforderlich
fachliche Freigabe bleibt beim Menschen

Helfer im Ablauf ansehen

KI-Helfer, die Vorarbeit leisten und dazulernen.

Unsere KI-Helfer basieren auf einer eigenen Software. Sie erhalten das Fundament, gemeinsam individualisieren wir Ihren Helfer auf Ihre Betriebsabläufe.

Illustrierter Biber mit gelbem Bauhelm, der ein Tablet in den Händen hält.

Der Baudokumentations-Helfer

Bernd

Im Einsatz

Macht aus Notizen, Diktaten und Stichpunkten ein fertiges Protokoll in Ihrem Format.

Illustrierte Eule mit Brille, die einen Stapel Aktenordner trägt.

Die interne Wissensbibliothek

Willy

In Pilotierung

Findet die Antwort in Ihren Unterlagen und nennt dazu Quelle und Fundstelle.

Illustrierter Dachs, der ein Klemmbrett mit der Überschrift Angebot hochhält.

Der Angebotsassistent

Anton

Entwicklung steht an

Soll eine neue Anfrage sichten, die Unterlagen zusammenführen und die Vorprüfung aufbereiten.

KI kommt nicht ungeprüft ins Haus.

Jeder Baustein durchläuft dieselben fünf Tore. An jedem Tor entscheiden Sie, ob es weitergeht, und Sie können jederzeit anhalten. Live geht er, sobald er alle Tore besteht, nicht erst am Ende eines starren Gesamtprojekts.

Prüfen
Use Case, Daten, Risiko und Nutzen bewerten.
Tor: weiter, anders lösen oder stoppen
Konfigurieren
Umgebung, Rollen, Regeln und Ausgabe aufsetzen.
Tor: technisch bereit
Mit echten Fällen testen
Fachseite prüft Ergebnis und Ausnahmefälle.
Tor: Abnahmekriterien erfüllt
Freigeben
Datenwege und Verantwortlichkeiten bestätigen.
Tor: produktiver Einsatz
Schulen & übergeben
Nutzer befähigen und Aufgaben dokumentieren.
Ergebnis: interne Verantwortung

Vermerk Produktiv, sobald Daten, Technik, Fachtest und Verantwortlichkeiten es zulassen, nicht nach einer pauschalen Kalenderlogik.

Wenn jemand fragt, wer hier KI mit Kundendaten nutzt, haben Sie die Antwort schriftlich.

Regeln, Befähigung und Übergabe gehören zum Scope. Sie werden nicht nachträglich angehängt.

Die EU-KI-Verordnung verlangt von Betrieben, die KI einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden (Art. 4). Die Schulung ist deshalb Teil jeder Einführung.

Keine Rechts- oder Compliance-Garantie: Die konkrete Ausgestaltung bestätigen der Kunde, sein Datenschutzbeauftragter und gegebenenfalls seine Rechtsberatung.

Einsatzzwecke und Datenwegedokumentiert und freigegeben
Rollen und Rechtewer darf was, mit welchen Daten
Unterlagen für den DSBprüffertig aufbereitet
KI-Nutzungsrichtlinieintern verbindlich
Schulung der Nutzerder Menschen, die es täglich anwenden
Übergabe nach innenIhr Team führt es weiter

Blatt 03Der erste bezahlte Schritt

Besprechungsraum mit langem Tisch und Stühlen; auf dem Tisch liegen eine Bewertungsmatrix und ein gelber Stift. — **KI-generierte Illustration** Ein Tag, an dem entschieden wird, was trägt.

Erst entscheiden, was trägt. Dann gezielt einführen.

Der Klartag schafft eine verwendbare Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung, Fachseite und IT. Das Ergebnis kann eine Microsoft-Lösung, eine einzelne Automation, ein einzelner Helfer, ein Standardwerkzeug oder vorerst keine Umsetzung sein.

Die Roadmap bleibt nutzbar, auch wenn manibase die anschließende Umsetzung nicht übernimmt.

Beide Gründer sitzen bei jedem Klartag mit am Tisch. Deshalb sind es höchstens zehn Klartage im Monat.

Blatt 04Architektur für Ihre IT

Vier Bausteine. Ihre Cloud. Ihre Daten.

Nutzerkreis, Daten, Lizenzen und Betriebsverantwortung bestimmen den Weg. Keine pauschale Plattformempfehlung.

Weg A · Arbeitsplatz

Eigene Firmen-KI

Von manibase in Ihrer Umgebung eingerichtet. Rollen, Rechte und Datenwege legen Sie fest.

Keine proprietäre manibase-Plattform.

Weg B · Arbeitsplatz

Microsoft 365 Copilot

Wenn Tenant, Identitäten, Rechte und Lizenzen ohnehin bei Microsoft liegen.

Der einzige Weg außerhalb Ihrer Cloud.

Automatisierung

n8n als eigener Dienst

Für einen klaren Ablauf, auch ohne vorherige Einführung eines KI-Arbeitsplatzes.

Betrieb und Prüfpunkt sind festgelegt.

Software

KI-Helfer-Software

Unsere eigene Software als Fundament, auf Ihre Abläufe individualisiert.

Bernd, Willy und Anton laufen darauf.

Datenhoheit

Alles außer Microsoft 365 läuft in Ihrer privaten Cloud.

Firmen-KI, Automatisierungen und KI-Helfer werden in Ihrer eigenen Umgebung bereitgestellt. Die Daten bleiben bei Ihnen, maximale Souveränität ist damit möglich.

Technische Vertiefung für Ihre IT

Blatt 05Ihre Ansprechpartner

Jahrzehntelange Erfahrung in IT-Software und Projektmanagement vereint.

Geschäftsführung, Fachanwender, IT und Datenschutz werden passend zum Modul einbezogen. So werden technische Entscheidungen, Fachtest und Übergabe nicht voneinander getrennt.

Matthias Geisler

Einführung · Projektsteuerung

Einführung, Projektsteuerung, Change und Schulung.

Nikolaus Schauersberger

Entwicklung · Architektur

Softwareentwicklung, Architektur und Schnittstellen.

Was landet heute auf Ihrem Tisch, das dort nicht hingehört?

Klären wir es in 30 Minuten: Ausgangslage, Nutzerkreis, Systeme und das dringendste Arbeitsfeld. Danach erhalten Sie eine ehrliche Einordnung, ob ein Klartag sinnvoll ist.

Erstgespräch und Klartag sind getrennte Schritte. Ihre IT oder Ihr IT-Dienstleister ist ausdrücklich willkommen.